Hilfe

In den einzelnen Gruppen kann es folgende Werkzeuge geben:

  •  Übersicht

    • Zeigt die letzten Aktivitäten der Gruppe. Die Aktivitäten, die man noch nicht gelesen hat sind mit einem * dahinter versehen.
  • Diskussion

    • Ein Blog Bereich in dem mittels Kommentaren Themen diskutiert werden können. Hier können Hinweise, Texte, Links usw. abgelegt werden.
  • Wiki

    • Ist ein Thema abschließend diskutiert, sind also Ergebnisse vorhanden, sind diese im Wiki zu dokumentieren. Das Wiki besteht aus Dokumenten bei denen alle Mitglieder an dem selben Dokument arbeiten können und somit die Dokumente gemeinsam erarbeiten. Hier gibt es keine Kommentare. Also ist dieser Bereich nicht für Diskussionen geeignet.
  • Dateien

    • In diesem Bereich können Dateien hochgeladen und in Ordnern organisiert werden. z. B. gescannte Dokumente oder Briefvorlagen usw.
  • Kalender (in Vorbereitung)

    • Hier sollen die Termine der Gruppe übersichtlich dargestellt werden.
  • Terminplanung

    • Hier können gemeinsame Termine gefunden werden. Wie bei Doodle können mögliche Termine vorgegeben werden. Die Mitglieder können dann abstimmen welche Termine für sie möglich sind. So kann man schnell ermitteln an welchem Termin die meisten Mitglieder können.
  • Aufgaben

    • Hier können Aufgaben, Fehler, Ideen eingetragen, priorisiert und terminiert und einer bestimmten Person zugewiesen werden. Aufgaben durchlaufen bestimmte Status. Da diese vom Gruppen-Administrator vorgegeben werden, können diese von Gruppe zu Gruppe unterschiedlich sein. Hier die Beschreibung der gebräuchlichsten Status:
      • Offen : wird verwendet wenn die Aufgabe angelegt wurde und von der zugewiesenen Person abgearbeitet werden kann.
        • Bei Beginn der Arbeiten setzt die zugewiesene Person den Status auf In Arbeit.
      • In Arbeit : wird verwendet solange an der Aufgabe wirklich gearbeitet wird.
        • Wird die Arbeit unterbrochen sollte der Status zurück auf Offen geändert werden.
        • Ist die Arbeit abgeschlossen sollte der Status auf Überprüfbar geändert werden.
      • Überprüfbar : (oder Review) wird verwendet, wenn die Aufgabe umgesetzt wurde und die Umsetzung kontrolliert werden kann.
        • Dazu sollte die Aufgabe der Person zugewiesen werden, die die Überprüfung vornimmt. Diese kontrolliert die Aufgabe.
        • Wurde alles ordentlich umgesetzt wird der Status auf Geschlossen geändert.
        • Ist noch was offen geht der Status zurück auf Offen.
      • Geschlossen : wird verwendet wenn keine weiteren Arbeiten an der Aufgabe notwendig sind. Damit ist die Aufgabe beendet.
    • Weitere mögliche Status sind z. B.
      • Bearbeitbar : (oder Backlog) wird verwendet, wenn nicht jede Aufgabe in Offen sofort umgesetzt werden kann weil z. B.
        • die Aufgabe erst geschätzt wird und danach durch den Auftraggeber freigegeben werden muss
      • Bereitstellbar : (oder Deployment) wird verwendet, wenn nach Umsetzung der Arbeit, das Ergebnis noch separat durch eine andere Person bereitgestellt werden muss
      • Abrechenbar : wird verwendet, wenn nach der Überprüfung der Arbeiten z. B. erst noch die Abrechnung erfolgt und dann die Aufgabe erst wirklich fertig ist.
  • Umfragen

    • Hier können zu einer spezifischen Frage mögliche Antworten hinterlegt werden, über die dann von den einzelnen Mitgliedern abgestimmt werden kann. Dadurch lässt sich relativ schnell die Mehrheitsmeinung abfragen, ohne das lange Diskussionen notwendig sind.
  • Mitglieder

    • In diesem Bereich findet man eine Liste der Mitglieder der Gruppe.
  • Einladungen

    • Hier können neue Mitglieder in die Gruppe eingeladen werden. Dieses Werkzeug ist in der Regel nur für Moderatoren und Administratoren verfügbar.